Eine Rechnung ist kein Formular, das man hübsch findet oder nicht. Sie ist ein Dokument mit gesetzlich festgelegtem Inhalt, und wenn eine Pflichtangabe fehlt, kann sie ihren Zweck verfehlen.
Für dich als Trainer heißt das: Deine eigenen Rechnungen müssen vollständig sein, und die Belege, die du sammelst, ebenfalls. Dieser Beitrag geht beides durch, aber ohne Paragrafendeutsch.
Inhalt12 Abschnitte
- Die zehn Pflichtangaben
- Die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
- Wenn du Kleinunternehmer bist
- Fristen, die gelten
- Elektronische Rechnung: was dich betrifft
- So sieht eine Rechnung in der Praxis aus
- Wenn du einen Fehler gemacht hast
- Zwei Sonderfälle, die häufiger vorkommen als gedacht
- Häufige Fragen
- Wobei Coazio dir hier hilft
- Weiterlesen
- Quellen
Die zehn Pflichtangaben
§ 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes zählt auf, was auf einer vollständigen Rechnung stehen muss:
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, also deine.
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also deines Kunden.
Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Das Ausstellungsdatum.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
Menge und Art der Leistung, also was du gemacht hast.
Der Zeitpunkt der Leistung, bei dir üblicherweise das Datum der Einheit.
Das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und vereinbarte Minderungen.
Der Steuersatz und der Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Gegebenenfalls die Angabe Gutschrift, wenn der Empfänger die Rechnung ausstellt.
Punkt 7 wird gern vergessen, weil Ausstellungsdatum und Leistungsdatum oft zusammenfallen. Fallen sie auseinander, müssen beide dastehen.
Was fortlaufend wirklich heißt
Die Nummer muss einmalig sein und darf sich nicht wiederholen. Sie muss aber nicht bei 1 beginnen und nicht lückenlos in einer einzigen Reihe laufen. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, etwa nach Jahr oder nach Art der Leistung. Was nicht geht: dieselbe Nummer zweimal vergeben oder Nummern nachträglich ändern.
Die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für kleine Beträge gibt es eine Erleichterung, und sie trifft auf die meisten Trainingseinheiten zu. Liegt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro, verlangt § 33 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung nur noch vier Angaben:
deinen vollständigen Namen und deine vollständige Anschrift,
das Ausstellungsdatum,
Menge und Art der Leistung,
das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe, dazu den Steuersatz oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Der entscheidende Unterschied: Die Anschrift des Kunden entfällt. Oberhalb von 250 Euro geht das nicht mehr, dann braucht es die vollständige Rechnung mit allen zehn Angaben.
Wenn du Kleinunternehmer bist
Dann weist du keine Umsatzsteuer aus, weder als Satz noch als Betrag. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, etwa: steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes.
Das ist keine Höflichkeitsformel. Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, auch wenn er ihn nie hätte verlangen dürfen. Korrigieren lässt sich das, aber es kostet Zeit und eine berichtigte Rechnung an jeden betroffenen Kunden.
Fristen, die gelten
Ausstellen: Eine Rechnung ist nach § 14 Absatz 2 innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen.
Aufbewahren: Buchungsbelege bewahrst du nach § 147 der Abgabenordnung acht Jahre auf. Für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse sind es zehn Jahre, für sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer bedeutsam sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist.
Elektronische Rechnung: was dich betrifft
Beim Versenden fast nichts. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung gilt nur zwischen inländischen Unternehmen, Rechnungen an Privatkunden sind nie betroffen, und für Umsätze bis 800.000 Euro im Vorjahr bleibt Papier oder PDF bis Ende 2027 zulässig (§ 27 UStG).
Eine Sache gilt allerdings schon heute für jeden: seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen entgegennehmen können, auch nebenberuflich. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach, das du regelmäßig liest. Rechnungen deines Hallenvermieters oder deines Ausrüsters können in diesem Format kommen, und eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz. Hebe sie so auf, wie du sie bekommen hast.
So sieht eine Rechnung in der Praxis aus
Nimm vier Trainingseinheiten im September zu je 40 Euro. Als Kleinunternehmer steht dann auf dem Beleg:
Kopf: dein Name, deine Straße, Postleitzahl und Ort.
Rechnungsnummer: zum Beispiel 2026-0042, und diese Nummer vergibst du nie wieder.
Rechnungsdatum: 30.09.2026.
Leistungszeitraum: 02.09. bis 23.09.2026.
Position: 4 Trainingseinheiten Tischtennis zu je 60 Minuten, je 40,00 Euro.
Gesamtbetrag: 160,00 Euro.
Hinweis: steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes.
Achtung auf eine Falle in diesem Beispiel: Mit 160 Euro liegt der Beleg unter 250 Euro und ist damit eine Kleinbetragsrechnung. Bei sieben Einheiten sind es 280 Euro, und plötzlich brauchst du die vollständige Anschrift deines Kunden und deine Steuernummer auf dem Beleg. Wer monatlich abrechnet, rutscht über diese Grenze schneller, als ihm lieb ist.
Bei Regelbesteuerung kommen in derselben Rechnung der Nettobetrag von 134,45 Euro, der Steuersatz von 19 Prozent und der Steuerbetrag von 25,55 Euro dazu, dazu deine Steuernummer.
Wenn du einen Fehler gemacht hast
Eine ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben. Änderst du eine Rechnung nachträglich, kannst du nicht mehr belegen, was der Kunde ursprünglich bekommen hat.
Der richtige Weg hat zwei Schritte: Du stellst eine Korrekturrechnung aus, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer Bezug nimmt und den Fehler benennt, und schickst anschließend die richtige Rechnung mit einer neuen Nummer. Beide Belege bleiben erhalten.
Digital abgelegte Belege müssen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung unveränderbar sein. Ein Word-Dokument im Ordner erfüllt das streng genommen nicht, ein archiviertes PDF schon.
Zwei Sonderfälle, die häufiger vorkommen als gedacht
Vorauszahlungen und Pakete: Verkaufst du zehn Einheiten im Voraus, ist das Geld bei Zahlung zugeflossen und gehört steuerlich in dieses Jahr, auch wenn die letzten Einheiten erst im nächsten stattfinden. Bei Regelbesteuerung entsteht die Umsatzsteuer entsprechend früh.
Rechnungen an Vereine: Ein Verein ist ein Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuerrechts, selbst wenn er gemeinnützig ist. Rechnungen an ihn sind Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen, und dort greifen die Regeln zur elektronischen Rechnung nach Ablauf der Übergangsfristen. Verwechsle das nicht mit der Übungsleiterpauschale, die eine Frage der Einkommensteuer ist und mit der Rechnungsstellung nichts zu tun hat.
Häufige Fragen
Muss ich als Trainer überhaupt Rechnungen schreiben?
Gegenüber Privatpersonen besteht für eine sonstige Leistung keine allgemeine Rechnungspflicht, aber deine Einnahmen musst du in jedem Fall aufzeichnen. Praktisch ist eine Rechnung der einfachste Nachweis, und Firmenkunden verlangen sie ohnehin.
Was gehört auf eine Rechnung bis 250 Euro?
Dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Anschrift des Kunden ist nicht nötig.
Darf meine Rechnungsnummer Lücken haben?
Die Nummer muss einmalig sein und darf sich nicht wiederholen. Mehrere Nummernkreise sind zulässig. Eine lückenlose Reihe schreibt das Gesetz nicht vor, erleichtert aber die Nachvollziehbarkeit erheblich.
Was ist eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuerrechts?
Nicht eine Stornorechnung, sondern eine Rechnung, die der Leistungsempfänger im Namen des Leistenden ausstellt. Sie muss ausdrücklich das Wort Gutschrift tragen. Plattformen nutzen dieses Verfahren, wenn sie für ihre Anbieter abrechnen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre. Das gilt für ausgestellte wie für erhaltene Rechnungen.
Betrifft mich die Pflicht zur elektronischen Rechnung?
Beim Empfang ja, seit 2025. Beim Versand nur, wenn du an andere inländische Unternehmen abrechnest, und auch dann erst nach Ablauf der Übergangsfristen Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. Für Rechnungen an Privatkunden gilt sie nicht.
Wobei Coazio dir hier hilft
Rechnungen sind der Teil der Selbstständigkeit, bei dem Sorgfalt viel kostet und nichts einbringt. Deshalb übernimmt Coazio ihn. Zu jeder abgeschlossenen und bezahlten Einheit entsteht automatisch eine Kundenrechnung in deinem Namen, mit fortlaufender Nummer aus einem lückenlosen Nummernkreis, mit Leistungsdatum, und mit dem Umsatzsteuerausweis oder dem Hinweis auf die Steuerbefreiung, je nachdem, was auf dich zutrifft. Die Belege liegen als PDF in deinem Konto und bleiben unveränderlich, so wie es die Aufbewahrungspflicht verlangt. Du bekommst zusätzlich die Rechnung über unsere Provision, damit die Ausgabenseite genauso belegt ist wie die Einnahmenseite.
Weiterlesen
Quellen
Umsatzsteuergesetz § 14 (Ausstellung von Rechnungen): gesetze-im-internet.de
Umsatzsteuergesetz § 19 (Kleinunternehmer) und § 27 (Übergangsvorschriften): gesetze-im-internet.de
Umsatzsteuerdurchführungsverordnung § 33 (Kleinbetragsrechnungen): gesetze-im-internet.de
Abgabenordnung § 147 (Aufbewahrungsfristen): gesetze-im-internet.de
Bundesministerium der Finanzen, Informationen zur elektronischen Rechnung: bundesfinanzministerium.de
Stand der Angaben: September 2026. Dieser Beitrag erklärt die gesetzlichen Anforderungen allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.